「手帳」に関する名言

社員との対話の中身は必ず手帳にメモしておきます。１か月後、改善の兆しが見えてきたころに当人をつかまえ、「売上が伸びたね。例のことやったの？それならもっと伸びるぞ」と褒めるのです。フォローをし、褒める。こうすることで、部下は本当に伸びていきます。

時間管理のポイントは「逆算」ですね。選手時代ならば、大事な大会に向けた準備を、まず手帳に書く。今なら、大事なプロジェクトの締め切りやプレゼンの日から逆算する。

手帳での時間管理をフルに活かすために大切にしているのが、会議の予定や来客のアポイントなどを、自分で手書きするということです。もちろん、秘書が日々のスケジュールをパソコンで管理しています。それでもあえて手書きをするのは、自分の先々のスケジュールを頭の中にインプットし整理できるからなのです。

「時間がない」と焦ると、身体を緊張・興奮させる交感神経が優位になり、心身をリラックスさせる副交感神経の働きが低下して、呼吸が浅い状態になります。これが、血流が良くない状態。手帳をつけると、大まかな時間の流れ、生活のリズムがつかめますから、自律神経のバランスが安定して血流が良くなり、心身ともに安定しやすくなります。手帳は時間管理だけでなく、自律神経の状態を整え体調管理までしてくれる、最強のパートナーです。

僕はデジタルとアナログの併用でスケジュールを管理しています。膨大な数の予定を漏れなく記録するにはデジタルの力を借りるのが一番です。デジタルは手帳と違って書くスペースに制限がありませんし、あとから情報を整理するのも簡単です。こうした特性を生かして、デジタルは１週間以上先の予定を管理するときに活用しています。アナログのスケジュール管理は毎日の時間管理に向いています。たとえばリスケジュールして書き直すのは手書きの方が簡単だし、終わったタスクを赤ペンでサーッと消していくのも達成感があって気持ちがいい。二者択一ではなく、両方のいいところを組み合わせて使うのが、僕のやり方です。

私は手帳には未来の予定を書きこみ、Googleカレンダーにはその日の実際の行動を記入するようにしています。行動は仕事の種類によって色分けしているので、一日の終わりに振り返れば、いかに無駄な時間を過ごしていたのか一目で把握できます。業務改善にはPDCAサイクルが重要ですが、時間管理も同じです。手帳でプランを立てて終わりではなく、あとで検証することで無駄を減らすことができるのです。

時間管理は手帳の使い方よりも、無駄な予定を入れないことにつきます。とくに、当社は午後６時以降残業は禁止。社長も例外ではないので、余計なことをやっている暇はありません。たとえば、何の準備もできていないのにとりあえず集まることが目的となっている定例ミーティングや、すでに決まっていることを確認するような会議。こういう予定は絶対に入れないようにしています。

まわりにスケジュールで真っ黒に埋まった手帳を自慢するような人がいるのではないでしょうか。しかし、これは時間管理ができていないということを自ら証明していることに等しいのです。仕事のオフはオンの残りをかき集めて形成するものではありません。本当に仕事ができる人間は、休暇の残りで、どうやって仕事を組み立てていくかを考えるものです。

手帳のスケジュール欄へ先に仕事のアポイントを入れておき、余ったところへ自己投資の時間を設定する。そういう時間管理をしている人がいますけれど、私は逆で、自己投資の時間を最初に確保すべきだと考えています。

精神的な面からいえば、「幸せになりたい度」が強い人ほど、時間管理が上手な気がします。私が手帳に行動計画を記入するのも、予定をギュウギュウに詰め込んで忙しくしたいからではなく、自分をハッピーにしてあげたいからなんです。

時間管理のコツは、まず計画を立ててみることだと思います。イー・ウーマンでは『アクションプランナー』という手帳をフランスでつくって販売していて、それをスタッフにも使わせているんです。この手帳は、時間を３０分刻みのブロックにして管理できるのが特徴で、時間のブロックを使って計画を立てると、時間を効率的に使おうという意識も芽生えてくるし、スケジュールも組みやすくなります。

手帳には人と会う時間のアポイントだけ書いてある人が多いんです。でも、重要なのは人と会っていない時間に、どれだけ効率よく理論的にモノを考え、何かを達成して仕上げて、それを次の行動に移していくかということ。ですから、その手帳の中に、モノを考える時間、企画する時間などを全部割り振っていくことにしているんです。なぜ時間管理をするかというと、やりたいことが短時間に最短距離でできるから。それはつまり、一番早くハッピーになれるということなんです。

大きな手帳をデスクで使うにしろ、ハンドバッグやスーツのポケットに入る簡便なものを使うにしろ、一週間分が一目で見えるものを選ぶこと。そうすれば、いやでも週単位で計画を立てるようになり、仕事の予定を組む点でも、仕事を達成する点でも成功率が高くなるからだ。