部下を叱るときは、自分の感情を落ち着かせるために少し時間を置いたり、場所を変えたりするとよいでしょう。紙に書きながら話すのも効果的な方法です。話のポイントを書いて、相手に見せながら、「私はここが問題だと思うんだけど」と話すことで、冷静に話ができます。
私がお勧めするのは、叱る前に前置きをすること。「今日はちょっと嫌なことを話すかもしれないけど」「話しにくいことなんだけど、ちょっといいかな？」という柔らかいクッションフレーズで前置きをすると、自分もひと呼吸置くことができますし、部下も「上司が自分に気配りしてくれているのだな」と感じて、そのあとに続く言葉を受け入れる心構えができます。
大事なのは、部下の「人格」と「行動」をきちんと切り分けること。もっと積極的になってほしい部下がいても、「そんなに大人しいとリーダーは務まらないぞ」と人格を叱るのはＮＧ。「君にこのプロジェクトを引っ張っていってほしいんだ」というように、あくまで「どのように行動してほしいのか」に置き換えて話すようにしてください。
上司が部下を注意するときについやってしまいがちなのが、自分の感情をむき出しにしてしまうこと。部下を「叱る」のではなく、「怒る」になってしまう上司が多いのです。前者は相手に適切な行動改善を促す行為ですが、後者は単に自分の感情を相手にぶつけているだけです。
